数据保护:审计工作中的保密问题

审计是一个备受尊重、回报丰厚的职业。同时,审计也是一个充满挑战的职业,需要较高的道德标准、一丝不苟和专业素养。虽然所有专业人员都必须具备专业素养,但有些职业比其他职业有更严格的要求,审计就是其中之一。审计师在开展审计活动时应表现出专业操守。

审计师是一个光荣而有意义的职业,是经济和商业的守卫者。这个充满挑战的职业需要较高的道德标准、一丝不苟和专业素养。尽管所有专业人员都必须表现出专业态度,但与其他职业相比,某些职业的要求更为严格,例如独立审计师。

国际会计师职业道德准则理事会(IESBA)制定并推广了《国际职业会计师道德守则》(包括国际独立性准则,以下简称《守则》)。印度尼西亚会计师协会(IAI),印度尼西亚注册会计师协会(IAPI)和印度尼西亚管理会计师协会(IAMI)已合作发布了符合IESBA《守则》的《注册会计师职业道德准则(2021)》。

《守则》规定了职业会计师职业道德的基本原则,即诚信、客观公正、专业胜任能力和勤勉尽责、保密和职业行为。这些道德原则确立了审计师应遵守的行为准则,反映了该行业对公众利益所负责任的认识。

为了成功完成审计工作,确保财务报告对利益相关者切实可用,审计师必须有权查阅客户的所有财务记录、文件和其他相关信息。在管理层看来,审计师应确保对客户的信息和记录高度保密,因为任何公开披露都可能对客户的业务运营造成重大影响。《守则》第114小节讨论了保密问题,以解决客户的这一特别关切。

《守则》第114小节规定,职业会计师应当遵守保密原则,对因职业和业务关系而获知的涉密信息保密。会计师应当遵守下列要求:

  • 警觉无意中泄密的可能性,包括在社会交往中无意中泄密的可能性,特别要警觉无意中向关系密切的商业伙伴、直系亲属或近亲属泄密的可能性;
  • 对所在会计师事务所内部的涉密信息保密;
  • 对潜在客户向其披露的涉密信息保密;
  • 未经适当和特别授权,不得向会计师事务所以外的第三方披露其因职业和业务关系而获知的涉密信息,除非有法律法规或职业准则规定会计师有权利或义务进行披露;
  • 不得利用因职业和业务关系而获知的涉密信息为自己或第三方谋取利益;
  • 不得在职业或业务关系结束后利用或披露因该职业或业务关系获知或收到的涉密信息;
  • 采取适当措施,确保下级员工以及为注册会计师提供建议和帮助的人员履行保密义务。

《守则》第114小节就未违反保密原则的情况提供了指导。在下列情况下,职业会计师需要或可能被要求披露涉密信息,或披露涉密信息是适当的,不被视为违反保密原则:

  • 法律法规要求披露,例如为法律诉讼准备文件或提供其他证据,或者向适当机构报告所发现的违反法律法规的行为;
  • 法律法规允许披露,并取得了客户的授权;
  • 会计师有职业义务或权利进行披露,且法律法规未予禁止,例如:
  • 接受专业机构的质量审查;
  • 答复专业或监管机构的询问或调查;
  • 在法律诉讼中维护职业会计师自身的合法权益;
  • 遵守技术或职业准则的要求,包括职业道德要求。

《守则》第114小节提醒审计师,对因职业和业务关系而获知的信息进行保密,包括在此类信息收集、使用、转移、存储或保留、传播和合法销毁过程中采取适当行动保护其机密性。

如果在审计团队不知情的情况下修改和删除文件,业务数据可能会受到损害。因此,审计师事务所必须设计并实施控制措施,以防止未经授权的修改或业务文件的丢失。这些措施可包括:

  • 利用密码限制只有授权用户才能访问电子业务文件,以限制业务团队成员的访问。该流程能够确定业务文件创建、审核或更改的时间和人员;
  • 在业务开始、期间和结束时,限制团队成员获取业务文件并将其适当分发的措施;
  • 在业务的各个阶段为电子业务文件制定适当的备份程序。
  • 会计师事务所合伙人和员工签署的保密协议;
  • 专门且明确的培训和沟通。

个人得失不得凌驾于公众的信任和公共利益之上。为了增强公众的信任,审计师必须遵守职业道德原则,向客户证明业务记录和信息是安全可靠和受保护的。

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