Profesi auditor independen mengharuskan proses pengumpulan data entitas diaudit untuk menjadi bukti dalam rangka merumuskan opini audit. Bagaimana sebuah kantor akuntan membangun sistem proteksi data klien menjadi penting dalam rangka memenuhi tuntutan profesi sebagai auditor independen. Sebagai auditor eksternal, kemampuan menjaga kerahasiaan data klien menjadi salah satu prinsip etika profesi.
Profesi auditor merupakan profesi yang terhormat dan bermanfaat, sebagai garda perkonomian dan bisnis. Profesi yang menantang ini membutuhkan standar etika yang tinggi, kecermatan serta profesionalisme. Meskipun semua profesional harus menunjukkan sikap profesionalisme, profesi tertentu memiliki ekspektasi yang lebih ketat dibandingkan dengan profesi lain sebagaimana profesi auditor independen.
International Ethics Standards Board for Accountants (IESBA) mengembangkan dan mempromosikan Code of Ethics for Professional Accountants termasuk International Independence Standards (“Kode”). Ikatan Akuntan Indonesia (IAI), Institut Akuntan Publik Indonesia (IAPI), dan Ikatan Akuntan Manajemen Indonesia (IAMI) menerbitkan Kode Etik Profesi Akuntan Publik 2021 dengan ketentuan sesuai dengan Kode dari IESBA.
Kode tersebut menetapkan prinsip-prinsip etika dasar bagi akuntan profesional yang terdiri dari integritas, objektivitas, kompetensi profesional dan kehati-hatian, kerahasiaan, dan perilaku profesional. Prinsip-prinsip etika ini menetapkan standar perilaku yang diharapkan dipatuhi oleh auditor yang mencerminkan pengakuan profesi akan tanggung jawab terhadap kepentingan publik.
Untuk mencapai keberhasilan dalam melakukan audit dan agar laporan keuangan dapat bermanfaat bagi para pemangku kepentingan, auditor harus memiliki akses ke semua catatan keuangan, dokumen, dan informasi relevan klien. Dari pandangan manajemen, auditor harus memprioritaskan untuk menjaga kerahasiaan terkait informasi dan catatan klien karena pengungkapan publik dapat berdampak signifikan pada operasi bisnis klien. Subbagian 114 dari Kode membahas tentang kerahasiaan untuk mengatasi kekhawatiran tersebut.
Subbagian 114 Kode menyatakan bahwa seorang akuntan profesional harus mematuhi prinsip kerahasiaan, yang mengharuskan seorang akuntan untuk menjaga kerahasiaan informasi yang diperoleh sebagai hasil dari hubungan profesional dan bisnis. Seorang akuntan harus:
- Mewaspadai kemungkinan pengungkapan yang tidak disengaja, termasuk dalam lingkungan sosial, dan terutama kepada rekan bisnis yang dekat atau anggota keluarga yang dekat.
- Menjaga kerahasiaan informasi di dalam firma.
- Menjaga kerahasiaan informasi yang diungkapkan oleh calon klien.
- Tidak mengungkapkan informasi rahasia yang diperoleh sebagai hasil dari hubungan profesional dan bisnis di luar firma tanpa otoritas yang tepat dan spesifik, kecuali ada hak atau kewajiban hukum atau profesional untuk mengungkapkannya.
- Tidak menggunakan informasi rahasia yang diperoleh sebagai hasil dari hubungan profesional dan bisnis untuk keuntungan pribadi akuntan atau untuk keuntungan pihak ketiga.
- Tidak menggunakan atau mengungkapkan informasi rahasia apa pun, baik yang diperoleh atau diterima sebagai hasil dari hubungan profesional atau bisnis, setelah hubungan tersebut berakhir.
- Mengambil langkah-langkah wajar untuk memastikan bahwa personel yang berada di bawah kendali akuntan dan seseorang yang memberi nasihat serta bantuan, telah menghormati kewajiban kerahasiaan akuntan.
Namun, Subbagian 114 dari Kode memberikan panduan dan situasi di mana akuntan profesional diwajibkan atau mungkin diwajibkan untuk mengungkapkan informasi rahasia atau kapan pengungkapan semacam itu mungkin diperlukan:
- Pengungkapan diwajibkan oleh hukum, misalnya pembuatan dokumen atau penyediaan bukti lainnya selama proses hukum, atau pengungkapan kepada otoritas publik yang berwenang tentang pelanggaran hukum yang terungkap,
- Pengungkapan diizinkan oleh hukum dan diizinkan oleh klien.
- Ada kewajiban atau hak profesional untuk mengungkapkan, jika tidak dilarang oleh hukum, seperti:
- Untuk mematuhi tinjauan kualitas dari badan profesional.
- Untuk menanggapi pertanyaan atau penyelidikan oleh badan profesional atau regulator.
- Untuk melindungi kepentingan profesional seorang akuntan dalam proses hukum.
- Untuk mematuhi standar teknis dan profesional, termasuk persyaratan etika.
Subbagian 114 dari Kode mengingatkan auditor bahwa menjaga kerahasiaan informasi yang diperoleh dalam hubungan profesional dan bisnis melibatkan tindakan yang tepat oleh akuntan profesional untuk melindungi kerahasiaan informasi tersebut dalam proses pengumpulan, penggunaan, transfer, penyimpanan atau retensi, penyebaran, dan penghancuran yang sah.
Data audit dapat terancam jika dokumen dapat diubah dan dihapus tanpa sepengetahuan tim audit. Oleh karena itu, kantor akuntan publik harus merancang dan mengimplementasikan pengendalian untuk mencegah modifikasi tanpa izin atau kemungkinan hilangnya dokumen audit. Langkah-langkah ini dapat meliputi:
- Menggunakan kata sandi di antara anggota tim audit untuk membatasi akses ke dokumen audit elektronik hanya kepada pengguna yang berwenang. Proses memungkinkan untuk menentukan kapan dan oleh siapa dokumen audit dibuat, ditinjau, atau diubah.
- Tindakan untuk membatasi akses dan memungkinkan distribusi dokumen penugasan yang tepat kepada anggota tim pada awal, selama, dan akhir dari penugasan.
- Melakukan back-up secara rutin untuk dokumen audit elektronik pada semua tahap perikatan audit.
- Perjanjian mengenai kerahasiaan ditandatangani oleh personel dan partner dari Kantor Akuntan Publik.
- Adanya pelatihan dan komunikasi yang spesifik dan terdedikasi.
Kepercayaan dan kepentingan publik tidak boleh dikesampingkan demi keuntungan pribadi. Untuk meningkatkan kepercayaan publik, auditor harus mematuhi prinsip-prinsip etika untuk menunjukkan kepada klien bahwa catatan bisnis dan informasi aman dan dilindungi.
